إحدى الخطوات الآتية تُعدّ ضرورية لعملية الترصيد في دفتر الأستاذ:
اختيار الحسابات المغلقة فقط
تحديد الطرف صاحب المجموع الأكبر
تجاهل الفروق بين الطرفين
تسجيل البيان فقط من دون جمع الأرقام
يُعرَّف الترصيد (Balancing) في دفتر الأستاذ بأنه:
عملية استخراج نتيجة العمليات المالية التي أثَّرت في الحساب عن طريق إيجاد الفرق بين مجموع مبالغ الجانب المدين ومجموع مبالغ الجانب الدائن لأيّ حساب
عملية نقل القيود من دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ
عملية إعداد القوائم المالية النهائية
عملية تسجيل العمليات المالية للمرة الأولى
عند ترحيل الطرف المدين من القيد، يُرحَّل الطرف المدين إلى الطرف المدين من القيد نفسه في دفتر الأستاذ، ثم:
يُدوَّن المبلغ في خانة المبلغ في صفحة الحساب المعنيّ
يُهمَل تسجيل المبلغ
يُسجَّل المبلغ في صفحة حساب مختلف
تُحذف خانة البيان بالكامل
إذا كان مجموع الجانب المدين مساويًا لمجموع الجانب الدائن في حساب ما، فإنَّ الرصيد يكون صفرًا، ويُسمَّى هذا الحساب:
الحساب المقفل
الحساب المفتوح
الحساب الجاري
الحساب المتوازن فقط دون تسمية خاصة
نقل القيود المحاسبية من دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ يشير إلى عملية:
الترصيد
التصنيف
الترحيل
التبويب
الخطوة الثانية من خطوات الترصيد هي:
كتابة المجموع الأكبر في خانة المجموع لطرفي الحساب
جمع طرفي الحساب
تحديد قيد اليومية المراد ترحيله
تخصيص صفحتين في دفتر الأستاذ
يُعدّ ترحيل الطرف الدائن من القيد إلى دفتر الأستاذ خطوة مكمِّلة لترحيل الطرف المدين؛ لضمان:
تسجيل أثر العملية المالية كاملًا في كلا الحسابين المتأثرين بها
الاكتفاء بتسجيل نصف العملية المالية فقط
إلغاء حساب الصندوق من السجلات
تقليل عدد الصفحات المستخدمة
يُستخدم دفتر الأستاذ في التصنيف والتبويب للعمليات المالية المسجَّلة في دفتر اليومية، بما في ذلك فرز البيانات ذات الطبيعة الواحدة التي تُعبِّر عن كل نشاط:
بصورة منفصلة؛ ما يتيح معرفة رصيد كل حساب على حدة
بصورة مجمَّعة في حساب واحد شامل
من دون الحاجة إلى الرجوع إلى دفتر اليومية
مرة واحدة فقط في نهاية السنة
بعد تسديد بقية ثمن السيارة للمؤسسة البائعة بشيك، فإنَّ حساب (الدائنون - المؤسسة البائعة) في دفتر الأستاذ يظهر:
مدينًا بالمبلغ المسدَّد؛ لتصفية الالتزام
دائنًا بالمبلغ نفسه مرة أخرى
لا يظهر في الحساب إطلاقًا
يظهر في حساب البنك فقط
اشترت مؤسسة مبنى بمبلغ معيَّن بموجب شيك من البنك. بعد الترحيل إلى دفتر الأستاذ، يظهر حساب المباني في الجانب المدين بالبيان:
إلى حـ/ البنك
من حـ/ البنك
إلى حـ/ المباني
من حـ/ رأس المال
عند ترصيد حساب رأس المال الذي لم يتغيَّر خلال المدة (لم تحدث عليه أيّ عملية أخرى)، فإنَّ رصيده يبقى:
مساويًا للمبلغ المودَع أصلًا (دائنًا)
صفرًا دائمًا
مدينًا بالضرورة
غير قابل للتحديد
عند ترحيل قيد يتضمَّن أكثر من حساب مدين إلى دفتر الأستاذ (قيد مركَّب)، فإنه يجب:
ترحيل كل حساب مدين إلى صفحته الخاصة به في دفتر الأستاذ على حدة
ترحيل الحسابات المدينة كلها إلى صفحة واحدة مشتركة
الاكتفاء بترحيل حساب واحد فقط من الحسابات المدينة
عدم ترحيل القيد المركَّب إطلاقًا
الخطوة الأخيرة من خطوات الترصيد في دفتر الأستاذ هي:
استخراج الفرق بين الطرفين (رصيد الحساب)، ثم كتابة الرصيد في الجانب الأصغر
تحديد قيد اليومية المراد ترحيله بداية
ترحيل الطرف الدائن فقط
القيمة الرئيسة لدفتر الأستاذ في المحاسبة تكمن في أنه يتيح:
معرفة رصيد كل حساب على حدة متى لزم ذلك
إلغاء الحاجة إلى تسجيل العمليات في دفتر اليومية
حساب الضرائب المستحقة مباشرة
تحديد أسعار بيع المنتجات
إذا كان مجموع الجانب الدائن للحساب أكبر من مجموع الجانب المدين، فإنَّ الفرق يُدرج في الجانب المدين، ويُسمَّى الرصيد:
الرصيد المدين
الرصيد الدائن
الرصيد الصفري
في صفحة حساب من دفتر الأستاذ، تتضمَّن الأعمدة الفرعية لكل جانب:
التاريخ، ورقم قيد اليومية، والبيان، والمبلغ
اسم الموظف فقط
رقم الهاتف الخاص بالعميل
عدد ساعات العمل اليومية
يُعرَّف دفتر الأستاذ بأنه:
سجل محاسبي يُستخدم في التصنيف والتبويب للعمليات المالية المسجَّلة في دفتر اليومية
سجل يُستخدم في توثيق العمليات المالية يوميًّا لحظة حدوثها
تقرير يُستخدم للتحقُّق من توازن الأرصدة قبل إعداد القوائم المالية
مستند رسمي يُثبت التزامات مالية مستقبلية
وفي المثال نفسه (شراء معدات نقدًا)، تظهر صفحة حساب الصندوق في الجانب الدائن مع البيان:
من حـ/ المعدات
إلى حـ/ المعدات
إلى حـ/ الصندوق
بدأت مؤسسة أعمالها الخدمية برأس مال أودعته في الصندوق. بعد الترحيل، يظهر حساب الصندوق مدينًا بالبيان:
إلى حـ/ رأس المال
من حـ/ الإيرادات
عند الترصيد، سيظهر رصيد الحساب على الطرف المقابل الذي لا ينتمي إليه؛ فمثلًا إذا كان رصيد البنك مدينًا، فإنه يظهر في:
الطرف الدائن؛ لكي يتساوى الطرفان
الطرف المدين نفسه
لا يظهر في أي طرف
ميزان المراجعة فقط دون دفتر الأستاذ
عند الترحيل، يُرحَّل الطرف المدين من دفتر اليومية إلى:
الجانب المدين من الحساب المعنيّ في دفتر الأستاذ
الجانب الدائن من الحساب نفسه
ميزان المراجعة مباشرة
حساب مختلف تمامًا عن الحساب الأصلي
الخطوة الأولى من خطوات ترحيل القيود إلى دفتر الأستاذ هي:
تحديد قيد اليومية المراد ترحيله بداية إلى دفتر الأستاذ
إعداد ميزان المراجعة
ترصيد الحسابات
إقفال الحسابات
عند تسجيل البيان في دفتر الأستاذ بعد الترحيل، يُسجَّل في خانة البيان اسم الحساب الآخر المقابل، إضافة إلى:
رقم قيد اليومية وتاريخ القيد كما هو في دفتر اليومية
اسم المحاسب المسؤول فقط
رقم الهاتف الخاص بالمؤسسة
عدد الموظفين في الإدارة المالية
إذا كان مجموع الجانب المدين للحساب أكبر من مجموع الجانب الدائن، فإنَّ الفرق يُدرج في الجانب الدائن، ويُسمَّى الرصيد:
الرصيد المقفل
عند إعداد صفحة حساب في دفتر الأستاذ، يجب أن تتضمَّن الصفحة عمودين رئيسين، هما:
الجانب المدين، والجانب الدائن
جانب الإيرادات، وجانب المصروفات فقط
جانب الأصول، وجانب حقوق الملكية فقط
عمود واحد للمبالغ الإجمالية فقط
تُعدّ صفحة الأستاذ الخاصة بالحساب تلخيصًا:
لأثر العمليات المالية كافة في ذلك الحساب
لعدد الموظفين العاملين في المؤسسة
لأرباح المؤسسة النهائية فقط
لتاريخ تأسيس المؤسسة فقط
تُعرَّف عملية الترحيل (Posting) بأنها:
نقل تفاصيل القيود المحاسبية المدوَّنة في دفتر اليومية إلى الحسابات المخصصة لها في دفتر الأستاذ
نقل الأرصدة من دفتر الأستاذ إلى ميزان المراجعة فقط
إقفال حسابات الإيرادات والمصروفات في نهاية المدة
تسجيل العمليات المالية للمرة الأولى في دفتر اليومية
من خطوات الترحيل إلى دفتر الأستاذ: تخصيص الصفحات؛ إذ تُخصَّص صفحتان في دفتر الأستاذ؛ إحداهما:
لحساب المدين، والأخرى لحساب الدائن
لحساب واحد فقط بغضّ النظر عن عدد الحسابات المتأثرة
لميزان المراجعة فقط
لدفتر اليومية فقط
اشترت مؤسسة سيارة، وسدَّدت نصف ثمنها بشيك، والباقي باآلجل من مؤسسة بائعة. في دفتر الأستاذ، يظهر حساب البنك دائنًا بجزء من المبلغ، ويظهر حساب المؤسسة البائعة (الدائنون) دائنًا بالجزء الباقي؛ لأنَّ القيد الأصلي كان:
من حـ/ السيارات ... إلى المذكورين: حـ/ البنك، وحـ/ الدائنون (المؤسسة البائعة)
من حـ/ السيارات ... إلى حـ/ البنك فقط
من المذكورين: حـ/ البنك، وحـ/ الدائنون ... إلى حـ/ السيارات
من حـ/ الدائنون ... إلى حـ/ السيارات
يُطلق على الحساب الذي انتهت عملية الترصيد فيه من دون أن يظهر له أي رصيد متبقٍّ اسم:
الحساب النشط
دفعت مؤسسة رواتب موظفيها نقدًا من الصندوق. بعد الترحيل، يظهر حساب مصروف الرواتب في الجانب المدين بالبيان:
من حـ/ الصندوق
إلى حـ/ مصروف الرواتب
الحسابات التي لها أرصدة (غير صفرية) تُسمَّى:
الحسابات المفتوحة
الحسابات المقفلة
الحسابات الجارية فقط
الحسابات المؤقتة حصرًا
في المثال نفسه، يظهر حساب رأس المال في الجانب الدائن بالبيان:
اشترت مؤسسة معدات بمبلغ 2000 دينار نقدًا. بعد الترحيل إلى دفتر الأستاذ، تظهر صفحة حساب المعدات في الجانب المدين مع البيان:
يُساعد ترحيل القيود بدقة من دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ على ضمان:
الحصول على رصيد صحيح لكل حساب
تقليل عدد الحسابات المفتوحة
إلغاء الحاجة إلى ميزان المراجعة
زيادة الأرباح المحققة فورًا
إذا كان مجموع الجانب المدين يساوي مجموع الجانب الدائن في حساب ما، فإنَّ هذا الحساب يُسمَّى الحساب:
المفتوح
المقفل
الجاري
المتوازن
عند الترصيد في دفتر الأستاذ، إذا كان مجموع الجانب المدين أكبر من مجموع الجانب الدائن، فإنَّ الفرق:
يُسجَّل في الجانب الدائن
يُسجَّل في الجانب المدين
يُسجَّل في الجانبين معًا
يُحذف
يتضمَّن دفتر الأستاذ قيودًا منفصلة لحسابات المدين والدائن، ويُحدَّد فيه:
الرصيد النهائي لكل حساب بعد تسجيل جميع العمليات المالية
مجموع الأرباح والخسائر مباشرة
القيمة السوقية لأسهم المؤسسة
عدد الموظفين في كل قسم
الخطوة الأولى من خطوات الترصيد في دفتر الأستاذ هي:
جمع طرفي الحساب، ثم تحديد الطرف ذي المجموع الأكبر
كتابة المجموع الأكبر في خانة المجموع مباشرة من دون جمع
استخراج الفرق بين الطرفين مباشرة من دون جمعهما
إقفال الحساب نهائيًّا
في المثال نفسه، يظهر حساب الصندوق في الجانب الدائن بالبيان:
من حـ/ مصروف الرواتب